Uit het advies van Kennisnet blijkt dat er drie handelingen uitgevoerd moeten worden:
- de juiste (technische) instellingen doorvoeren in Google admin console
- de nieuwe Google voorwaarden accepteren
- een onderwijsspecifieke DPIA uitvoeren
Eerder werden er privacyrisico’s geconstateerd rond het gebruik van
Google Workspace for Education. Op 8 juli 2021 is er een akkoord
bereikt met Google om daarmee de hoge risico’s weg te nemen.
Om Google Workspace for Education veilig te blijven gebruiken, zijn
er nog een aantal handelingen die onderwijsinstellingen moeten uitvoeren.
Kennisnet heeft met haar partners een aantal handreikingen opgezet
om scholen daarbij te helpen.
Uit het advies van Kennisnet blijkt dat er drie handelingen uitgevoerd moeten worden:
In de technische handleiding van Kennisnet staat aangegeven welke instellingen zij adviseren voor Google Workspace for Education. De omgeving moet veilig en tegelijkertijd ook bruikbaar zijn in de dagelijkse onderwijspraktijk. Uiteindelijk is de school eindverantwoordelijk voor hoe er met privacy en data omgegaan wordt. Heb je daar hulp bij nodig, dan helpen wij je graag! Stuur dan een mail naar ons support team of neem contact met ons op!
De voorwaarden van Google zijn aangepast voor Nederlandse scholen. Er zijn aanvullende juridische voorwaarden in opgenomen om de privacyrisico’s te beperken. De gewijzigde overeenkomst moet door het bevoegd gezag van de school geaccepteerd worden. Voor veel scholen fungeren wij als de beheerder. Het kan daarom zijn dat je om die reden geen bericht van Google hebt gekregen hierover. Het is wel belangrijk dat deze voorwaarden worden geaccepteerd, als je volgens de richtlijnen verder wilt kunnen werken met Google Workspace.
Volgens de AVG moet elke onderwijsinstelling een eigen risicoanalyse maken in de vorm van een DPIA (Data Protection Impact Assessment). Daarin worden de verantwoordelijkheden van het bestuur behandeld, maar ook de specifieke manier waarop je Google Workspace inzet en de genomen maatregelen. Om deze op te stellen, kun je de ‘Handreiking onderwijsspecifieke DPIA Google Workspace for Education’ van Kennisnet gebruiken. Op basis van de informatie in de handreiking bepaal je vervolgens welke verwerkingen, risico’s en maatregelen op jullie situatie van toepassing zijn. Uiteindelijk bepaalt het schoolbestuur zo welke resterende risico’s er nog zijn en met welke maatregelen deze weggenomen worden.
Neem dan contact met ons op via support@hcs.nl of stuur een ticket in via onze Supportal. Wil je grotere vraagstukken bespreken, neem dan even contact met ons op!