Kan ik Google Workspace nu blijven gebruiken?
Ja, je kunt Google Workspace gewoon blijven gebruiken. Maar er moet wel iets gebeuren voor de start van het nieuwe schooljaar. Wij gaan je daarbij helpen. Daarover lees je hieronder meer.
Waar gaan de maatregelen over?
In het onderhandelingsakkoord is opgenomen dat Google verwerker wordt. Dat was zij al voor customer data, maar dit geldt nu ook voor service data. Zo mag Google de customer data voortaan uitsluitend voor drie concrete doeleinden verwerken. De meeste afspraken gelden voor de kerndiensten in Workspace for Education, zoals Classroom en Gmail. Daarnaast zijn er afspraken gemaakt over de noodzaak tot het bieden van transparantie en privacy-keuzemogelijkheden.
Waar zijn nog geen afspraken over?
Er is door de overheid ook een DPIA op de Chrome browser en Chrome OS ingezet. Dat traject loopt nog, dus over de veiligheid daarvan kunnen nog geen uitspraken worden gedaan. Vanuit dat rapport worden weer vervolgafspraken over te nemen maatregelen gemaakt.
Wat gebeurt er verder?
De afspraken worden momenteel verder verfijnd. Vanaf 21 juli wordt duidelijk hoe de gemaakte afspraken moeten worden verwerkt in de contracten tussen Google en de scholen. Ook worden er aanvullende instructies gedeeld om gebruikers te informeren over hoe zij Google Workspace veilig kunnen gebruiken. Google stelt deze instructies centraal beschikbaar.
Wat moet de school regelen?
- Aanbrengen van nieuwe instellingen in de Google Admin console
Over een aantal weken publiceert Google in samenwerking met belanghebbende partijen een handleiding over veilige instellingen. Deze instellingen moeten vóór de start van het nieuwe schooljaar door de scholen worden doorgevoerd en betreffen de kerndiensten van Workspace, de additionele service zoals YouTube en Search en daarnaast instellingen voor Chrome OS en de Chrome browser.
- Accepteren van vernieuwde privacy-voorwaarden in de contracten met Google
Na 21 juli wordt duidelijk hoe de aangepaste contracten met Google met daarin de vernieuwde privacy-voorwaarden geaccepteerd kunnen worden. Dit accepteren is een eenmalige handeling waar het bestuur van de school verantwoordelijk voor is.
- Zelf beoordelen van veilig gebruik van Workspace
Als school blijf je verantwoordelijk voor het beoordelen of de nieuwe afspraken voldoende invulling geven aan de bescherming van persoonsgegevens voor de specifieke manier waarop jouw school Workspace gebruikt. Na 21 juli komt een pakket beschikbaar waarmee je deze impactanalyse kunt doen.
Kan HCS mij ondersteunen?
Zeker, goede vraag! Uiteraard helpen we je graag. Sterker nog, we hebben al aardig wat voorwerk voor je gedaan. Als je werkt of gaat werken met het COOL leerplatform checken wij alle instellingen van Google Workspace voor je, zodat je een veilige online omgeving hebt. Zo hebben we additionele services al uitgezet, zoals YouTube en Google Maps voor leerlingen. Ook na de start zetten we alles op alles om de veranderde privacyregels in de gaten houden en door te voeren, zodat iedereen veilig kan leren en werken. Zodra de aangekondigde handleiding over veilige instellingen gepubliceerd is, weten we definitief welke instellingen officieel nodig zijn.
Uiteindelijk is het bestuur van de school eindverantwoordelijk voor het naleven van regels rond data en privacy van leerlingen en personeel. Het is daarom belangrijk dat we met onze communicatie de juiste personen bereiken. Graag horen we wie er binnen de school verantwoordelijk is, zodat we met de juiste persoon afspraken kunnen maken als er actie nodig is rond de privacy instellingen voor het domein. We willen je daarom vragen deze mail door te sturen naar degene(n) met wie we daarover kunnen communiceren, zodat onze berichten ook tijdens de vakantie goed aankomen. Als je dit huidige bericht ontvangt dan word je sowieso al meegenomen in de berichtgeving rond de gevolgen van de DPIA met Google.
Bestuurders, FG of anderszins eindverantwoordelijke medewerkers voor data & privacy willen we vragen dit formulier zsm in te vullen.
Zodra er na 21 juli meer bekend is over wat er concreet nodig is, brengen we je weer op de hoogte en geven we aan hoe we je gaan ondersteunen. Happy together!