Van der Valk Hotel Hengelo

Op zoek naar een rustig plekje om over de samenwerking tussen HCS en Van der Valk te praten, bewijst die samenwerking zich direct. Binnen luttele seconden is duidelijk dat zaal Hasselo in ieder geval voor een uur of twee beschikbaar zal zijn, zonder dat we gestoord worden. Twee uur, dat moet voor een gemiddeld gesprek meer dan voldoende tijd zijn, maar wie Vincent Heuker of Hoek aan het vertellen laat over ICT-toepassingen zoals Microsoft 365 / Office365 en SharePoint, Power Bi krijgt een verhaal te horen dat loopt van het in elkaar sleutelen van de eerste pc’s, het koppelen van de eerste internetconnecties en floppydrives tot de cloudtoepassingen van tegenwoordig. “Omdat ik alles vanaf het begin heb meegemaakt, weet ik precies hoe de configuraties in elkaar zitten. Dat is puur ervaring, iets dat je niet leert op school.” De samenwerking tussen het hotel en HCS bestaat er al vanaf het begin. “Toen kwam ik hier zelf ook werken, in 1994. Heb grotendeels alles zelf opgezet, want ik had letterlijk alleen een stoel/buro en een telefoon. HCS zit hier nu tegenover, maar zat destijds nog elders in Hengelo”, diept de hoofd financiën, personeelszaken en ICT op uit het verleden. Destijds bestond de samenwerking vooral uit de aanschaf van pc’s en randapparatuur, tegenwoordig steeds meer uit cloudservices. En dat niet alleen voor het Hengelose hotel.

“Van der Valk zit natuurlijk overal. Hengelo werkt vooral samen met bijvoorbeeld de hotels in Zwolle, en Enschede, maar we hebben ook diverse vastgoedprojecten, zowel nationaal als internationaal.  Tientallen aan bedrijven werken onder dit dak samen. Ik ben ook niet voor maatwerk, maar juist voor toepassingen die algemeen te gebruiken zijn. Dus, niet alleen voor de hotelwereld, maar veel breder. En ja, dat wij als Van der Valk – of ik als persoon – daarbij dan help met ideeën of ontwikkelen, dat maakt me niet zoveel uit. ICT is voor mij heel belangrijk. Dat stelt me in staat om sneller te handelen en om geld te besparen en verdienen. Je moet altijd proberen voorbij je eigen innovatie te kijken, maar hoe ouder je wordt, hoe moeilijker dat is. Daarom omring ik me ook met hele jonge mensen, al lees ik door mijn ervaring hen ook nog steeds vaak de les. We profiteren samen van elkaar, zij van mijn ervaring en ik van hun parate kennis. Zo is dat ook met HCS, dat een jonge club is met veel kennis in huis. We vullen elkaar aan en maken elkaar sterker.”

“Binnen de Van der Valk-groep (die is onderverdeeld in verschillende regio’s met samenwerkende hotels) lopen wij als zg. Wijzen uit het Oosten op IT-gebied vaak voorop. Zwolle is daarbij onze showroom als het om de keuken gaat. Daar hadden we bijv. als eerste een geautomatiseerd keukensysteem, wat zichzelf als een olievlek verspreid over de vestigingen. Vroeger werkten we nog met printbonnetjes voor de bestellingen, dat hebben we vervangen door beeldschermen. Niet alles wat we hier in Oost-Nederland bedenken is heilig, maar we zijn hier meestal wel vooruitstrevender. Mijn credo is: als iemand anders iets beters verzint, dan laat ik me graag overtuigen. Alleen gebeurt het vrijwel nooit”, twinkelen zijn ogen.

De overstap naar Microsoft 365 en SharePoint maakte Heuker of Hoek samen met HCS. “De architectuur die we vijf jaar geleden, toen ons nieuwe hotel in Enschede openging, samen hebben opgezet, staat als een huis. En als je dan bekijkt waar Microsoft allemaal mee bezig is, welke ontwikkelingen er zijn. Per dag moet ik wel 15 berichten lezen met nieuwe release aankondigingen, van kleine zaken tot hele grote. Microsoft 365 is voor ons – en voor veel andere bedrijfstakken – de oplossing. We kunnen in PowerBi realtime overzichten krijgen wat er in het bedrijf gebeurt, tot op detail.” Hij noemt een voorbeeld. “Stel dat de doorgifte van een schnitzel normaal gesproken zes minuten duurt, maar op een gegeven moment plots negen. Dan kun je meteen zien wat er aan de hand is: er staat niet, zoals afgesproken, een senior-medewerker bij de junior als coach, maar een junior-medewerker. Dat kun je dan meteen aansturen, waar je vroeger vier weken op moest wachten voordat de rapportage binnen was, is nu realtime. Uiteraard kon je er dan niets meer aan doen.”

Wat Heuker of Hoek nog wil doen, is het frontofficesysteem aanpassen. “Dat draait nu nog op lokale servers, maar moet ook naar de cloud. Dan kunnen we nog accurater naar de cijfers handelen. Daarom ben ik ook zo blij dat we met Microsoft werken voor de architectuur en ook met HCS voor de inrichting. Microsoft investeert gigantisch in Office365 en Sharepoint, en aanverwante Apps daar kan geen bedrijf tegenop. Dan weet je ook dat je het beste van het beste krijgt.” Overigens ziet hij niet alles in de cloud verdwijnen. “De kassasystemen blijven lokaal, want dat is erg plaatsgebonden. Maar verder gaat alles in de cloud. Van de acht oorspronkelijke servers gaan we naar twee, en dan nog een stuk of vier virtueel. Ook het financieel pakket staat hier al zo’n vijf jaar in de cloud. Andere hotels gaan daar nu ook langzaam naar over. Ik wil gewoon alle data realtime en up-to-date beschikbaar hebben. Als ik nú een serie stoelen moet bestellen, wil ik weten wat ik daar vijf jaar geleden voor betaald heb, en wel direct.”

Een ander voorbeeld van wat kan met deze krachtige toepassing van Microsoft-pakketten en de expertise van zowel Van der Valk als HCS: “Een tijd geleden is het personeelssysteem helemaal aangepast. Ik wilde dat het personeel alle gegevens via een app konden zien, zodat ze bijvoorbeeld diensten konden inzien en ook konden ruilen. Daar zitten ook weer voorwaarden aan verbonden, want seniors mogen bijvoorbeeld niet ruilen met juniors. Dat is toen hier in Hengelo gaan draaien, vervolgens uitgerold over ‘onze’ hotels in het Oosten en tegenwoordig werkt 80% van de groep ermee. Waarbij we uiteraard rekening houden met de veiligheid en bijvoorbeeld de privacywet AVG. Zitten er bijvoorbeeld creditcardgegevens of persoonsnummers in een mail, dan gaat er automatisch een alarm af. We halen alles eruit en die melding gaat naar de AVG-functionaris.” Dit is één van de vele regels welke de tenant (Cloud Omgeving) kent. Als we hem tenslotte vragen waarom de samenwerking met HCS zo goed bevalt, antwoordt Heuker of Hoek: “Het is vrij moeilijk om te zorgen voor een goed fundament, als je begint te bouwen aan een webbased cloud omgeving. Een goed team met mensen die je begrijpen en aanvullen om je heen verzamelen is daar onderdeel van – en HCS is zo’n team. Natuurlijk gaat niet alles meteen goed, maar die ambitie is er wel. En als ik een keer een snoertje of iets anders nodig heb, dan loop ik even naar de overkant en haal het op. Ook dat is erg gemakkelijk!”